DSGVO-konformes Projektmanagement: Welche Tools sind 2026 sicher?
Schrems II hat US-Cloud-Tools zur Compliance-Falle gemacht. Wir zeigen welche PM-Tools wirklich DSGVO-konform sind, worauf du im AV-Vertrag achten musst und welche Kanzleien, Praxen und Behörden warum auf welche Lösungen setzen.
Inhaltsverzeichnis
Warum DSGVO bei Projektmanagement-Software so wichtig ist
In Projektmanagement-Tools landen schnell sensible Daten: Kundennamen, Auftragswerte, Mitarbeiterleistungen, Krankenakten (bei Arztpraxen), Mandantendaten (bei Kanzleien) oder interne Strategien. Wenn diese Daten auf US-Servern liegen, gibt es zwei Probleme:
- US-Behörden können theoretisch zugreifen — über CLOUD Act und FISA 702
- Schrems II machte das DSGVO-rechtlich problematisch — Datenübermittlung in Drittländer braucht zusätzliche Schutzmaßnahmen
Schrems II: Warum sich alles geändert hat
Im Juli 2020 erklärte der Europäische Gerichtshof das US-EU Privacy Shield für ungültig. Der Grund: US-Behörden haben durch Gesetze wie FISA 702 weitreichende Zugriffsrechte auf Daten in US-Cloud-Diensten — auch wenn die Daten in Europa gespeichert sind, solange ein US-Unternehmen sie kontrolliert.
Die praktische Konsequenz: Selbst wenn ein US-Anbieter wie Asana oder ClickUp dir EU-Hosting verspricht, liegt das Risiko in der Konzernstruktur. Behörden, Kanzleien und sicherheitsbewusste Unternehmen müssen damit rechnen, dass ihre Daten auf US-Anfrage herausgegeben werden müssen — ohne dass sie davon erfahren.
7 Kriterien für DSGVO-konforme PM-Tools
| Kriterium | Was es bedeutet | Warum wichtig |
|---|---|---|
| 1. Server in der EU | Daten verlassen die EU nicht | Schrems II konform |
| 2. Anbieter aus der EU | Konzern unterliegt EU-Recht | Kein CLOUD Act |
| 3. AV-Vertrag | Auftragsverarbeitungsvertrag | DSGVO-Pflicht |
| 4. Datenexport möglich | Vendor-Lock-In vermeiden | Recht auf Datenportabilität |
| 5. Verschlüsselung | TLS + at-rest | Schutz bei Hacks |
| 6. Löschkonzept | Daten lassen sich vollständig löschen | Recht auf Vergessen |
| 7. Transparente Subunternehmer | Liste der Subprozessoren | Kontrolle der Lieferkette |
DSGVO-konforme PM-Tools im Vergleich
| Tool | Hauptsitz | Server | DSGVO-Score | Empfehlung |
|---|---|---|---|---|
| Awork | 🇩🇪 Hamburg | 🇩🇪 Frankfurt | 10/10 | ✅ Top-Empfehlung |
| MeisterTask | 🇩🇪 München | 🇩🇪 Deutschland | 9/10 | ✅ Sehr gut |
| Stackfield | 🇩🇪 München | 🇩🇪 Deutschland | 10/10 | ✅ E2E-verschlüsselt |
| factro | 🇩🇪 Bochum | 🇩🇪 Deutschland | 9/10 | ✅ Solide |
| monday.com (EU) | 🇮🇱 Israel | 🇪🇺 EU optional | 7/10 | ⚠️ Konzern-Risiko |
| Asana | 🇺🇸 USA | 🇺🇸 USA + EU | 5/10 | ❌ Schrems II Problem |
| ClickUp | 🇺🇸 USA | 🇺🇸 USA + EU | 5/10 | ❌ Schrems II Problem |
| Notion | 🇺🇸 USA | 🇺🇸 USA | 3/10 | ❌ Nicht empfehlenswert |
| Trello | 🇺🇸 USA | 🇺🇸 USA | 4/10 | ❌ Atlassian (US) |
Welche Branchen brauchen DSGVO-konforme PM-Tools wirklich?
Nicht jedes Unternehmen muss Schrems II ernst nehmen. Aber für diese Branchen ist es Pflicht:
DSGVO-konformes Tool: Pflicht
- Anwaltskanzleien (Mandantengeheimnis)
- Steuerberater (Steuergeheimnis)
- Wirtschaftsprüfer
- Arzt- und Zahnarztpraxen
- Therapeuten und Coaches
- Öffentliche Verwaltung & Behörden
- Banken und Versicherungen
- Schulen und Bildungseinrichtungen
- Gesundheitssektor allgemein
DSGVO-konformes Tool: Empfehlenswert
- Werbeagenturen mit Großkunden
- Beratungen mit sensiblen Mandaten
- HR-Dienstleister
- Mittelständler mit DSGVO-bewussten Kunden
- NGOs mit Spendendaten
- Forschungseinrichtungen
Praxis: So setzt du DSGVO-konformes PM um
Schritt 1: Bestandsaufnahme
Liste alle aktuell genutzten Tools auf — auch Schatten-IT (Tools, die einzelne Mitarbeiter privat eingeführt haben). Bewerte jedes nach den 7 Kriterien oben.
Schritt 2: Risiko-Klassifizierung
Welche Daten landen wo? Personenbezogene Daten von Kunden = höchstes Risiko. Interne Projekte ohne Personenbezug = niedrigeres Risiko. Priorisiere die Migration nach Risiko.
Schritt 3: Migration
Wechsel zu einem DSGVO-konformen Tool. Awork bietet z.B. einen Asana-Import — du verlierst keine Projektdaten beim Wechsel.
Schritt 4: Dokumentation
AV-Vertrag mit dem neuen Anbieter abschließen. In der Datenschutzerklärung das Tool erwähnen. Im Verarbeitungsverzeichnis dokumentieren.
Vorteile
- Server in Frankfurt am Main
- AV-Vertrag standardmäßig
- EU-Anbieter (Hamburg)
- Subprozessor-Liste transparent
- Datenexport jederzeit
- Recht auf Vergessen technisch umgesetzt
Nachteile
- Kostet 12 €/User/Mo (US-Tools manchmal günstiger)
- Weniger Integrationen als Asana/ClickUp
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